Oft stehen Mitarbeiter und Bedienstete dem Thema jedoch mit Skepsis gegenüber (beispielsweise aufgrund von Angst vor Verlust des Arbeitsplatzes), was die Einführung dieser Technologie im eigenen Unternehmen erschwert. In diesem Artikel wollen wir Robotic Process Automation näher beleuchten und die Potentiale dieser Technologie hervorheben. Ebenfalls geben wir einen kurzen Einblick in ein typisches RPA Projekt bei unseren Kunden.
Robotic Process Automation als führender Bereich am globalen Softwaremarkt
Unter Softwarerobotern versteht man Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachahmen und Prozesse somit eigenständig durchführen. Laut Gartner wuchs der Umsatz im Bereich Robotic Process Automation im Jahr 2018 um 63,1 Prozent und erreichte ein Rekordhoch von 846 Millionen Dollar. Für das Jahr 2019 wird ein Umsatz von 1,3 Milliarden Dollar vorhergesagt. Damit ist die RPA Technologie das am stärksten wachsende Segment am globalen Softwaremarkt.
Die größten Anwender von RPA sind nach wie vor Banken, Versicherungen sowie Telekommunikationsunternehmen, da hier oftmals Altsysteme, sogenannte „Legacy Systems“ im Einsatz sind, deren Ablöse mit enormen Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. RPA nimmt in solchen Fällen eine wichtige Schnittstellenfunktion ein, um beispielsweise Daten aus diesen Legacy Systemen in neue Systeme zu übertragen. RPA stellt eine Brückentechnologie dar, welche die Vorteile der Digitalisierung frühzeitig bereitstellt und mittelfristig die Ablöse veralteter Systeme finanziell unterstützt.
Auch große Softwareunternehmen wie IBM oder SAP haben das Potential, welches RPA mit sich bringt, erkannt. Sie haben damit begonnen, Partnerschaften mit RPA Anbietern abzuschließen beziehungsweise diese aufzukaufen, um deren Services in ihre Lösungen zu integrieren. Diese Tatsache trägt zu einer weiteren Steigerung des Bewusstseins und der Akzeptanz für RPA am Markt bei.
Prozessoptimierung und Qualitätssteigerung durch RPA
Doch welche Vorteile bringt der Einsatz von RPA für ein Unternehmen oder eine Organisation genau?
Um ein RPA Tool in ein Unternehmen oder eine Organisation zu integrieren, muss die bestehende Systemlandschaft nicht verändert werden. Die RPA Software besteht neben den bereits existierenden Systemen und interagiert mit diesen. RPA eignet sich somit hervorragend als Übergangslösung bei großen Softwareablöseprojekten, da es die Technologie ermöglicht, Daten zwischen zwei oder mehreren Systemen zu übertragen, ohne eine komplizierte Schnittstelle dafür implementieren zu müssen.
Da die Installation von RPA Tools meist zügig verläuft und mit der Automatisierung von Prozessen rasch begonnen werden kann, erzielt man häufig einen schnellen Return on Invest. Abhängig von der Komplexität des Prozesses und dem Know-How beziehungsweise den Fähigkeiten der automatisierenden Person, beträgt die Dauer der Automatisierung von simplen Prozessen inklusive Testing nur wenige Wochen.
Arbeitnehmer können durch die Automatisierung repetitiver und langwieriger Prozesse entlastet werden und sich anspruchsvolleren Aufgaben, wie beispielsweise der Verbesserung des Kundenerlebnisses, widmen. Das Stichwort ist Qualitätssteigerung. Diese erzielt man indem beispielsweise die Anzahl durch Menschen verursachter fehlerhaften Eingaben reduziert wird und somit ein geringeres operatives Risiko besteht. Außerdem können automatisierte Prozesse öfter und auch über Nacht ausgeführt werden. Beispielsweise könnte der Roboter jede Nacht einen aufwendigen Report vorbereiten, der zur Risikominimierung dient, wohingegen sich ein Mitarbeiter aus Zeitmangel nur einmal pro Woche mit dem Thema auseinandersetzen kann.
Einen weiteren Vorteil bringt die Optimierung bestehender Prozesse, welche mit dem Einsatz von RPA einher geht. Die zu automatisierenden Prozesse werden vor der Automatisierungsphase einer gründlichen Analyse, sowie Dokumentation unterzogen. Die Chance, dass hier Optimierungspotentiale aufgedeckt werden ist hoch, da sich intensiv mit Prozessen auseinandergesetzt wird, welche vielleicht schon viele Jahre nicht mehr hinterfragt wurden. Je effizienter ein Prozess in der Dokumentationsphase gestaltet wird, umso schneller und effizienter wird auch der automatisierte Prozess laufen.
Regelbasiert und standardisiert – die wichtigsten Eignungskriterien für automatisierbare Prozesse
In RPA Tools können die meisten Arbeitsschritte, welche von Mitarbeitern am Laptop oder PC ausgeführt werden, automatisiert werden. Beispiele für automatisierbare Tätigkeiten sind Mausklicks, Copy&Paste Tätigkeiten, Befüllen von Feldern, Vergleichen von Werten oder Tabellen oder Texte nach bestimmten Werten durchsuchen.
Dennoch gibt es Prozesse, welche sich besser für eine Automatisierung eignen als andere. Für eine Automatisierung geeignete Prozesse basieren auf festgelegten Regeln und sind somit wiederholbar. Sie folgen einer definierten Struktur und beinhalten verhältnismäßig wenige Ausnahmefälle. Für eine Automatisierung ungeeignet sind Prozesse, welche auf menschliche Entscheidungen aufbauen und sämtliche Ausprägungen, Verzweigungen und Ausnahmefälle aufweisen. Ebenso ungeeignet sind Prozesse, in welchen der Kontakt zu Kunden oder Menschen generell eine Rolle spielt, da Softwareroboter nicht so wie künstliche Intelligenzen flexibel auf Input reagieren können und lediglich strikt dem designten automatisierten Prozessablauf folgen. Weiters ziehen Kunden oftmals den Kontakt mit richtigen Menschen anstelle von Robotern vor. Ebenfalls muss vor einer Automatisierung stets die Frage gestellt werden, ob der Prozess nicht anderwärtig optimierbar oder automatisierbar ist. So könnten beispielsweise Prozesse, die sehr Excel-basiert sind auch mit dem Einsatz von Makros umgesetzt werden.
Automatisierbare Prozesse lassen sich üblicherweise in allen Fachbereichen oder Abteilungen eines Unternehmens oder einer Organisation finden. Ein Beispiel für einen Anwendungsfall in der IT wäre das Setup eines neuen Nutzers, im Finance und Controlling Bereich kann die Aufbereitung von Reports beispielsweise aus SAP Tabellen automatisiert werden. Das Update von Personaldaten oder die Verarbeitung von Urlaubsanträgen sind Anwendungsfälle aus dem HR Bereich.
Erfolgsfaktor IT und Business
Die enge Zusammenarbeit von Business und IT ist im Bereich RPA unumgänglich. Meist liefern die Organisationseinheiten und Fachbereiche die Prozesse, dokumentieren diese und übergeben die Dokumentationen mitsamt geeigneter Testdaten an die IT für die Umsetzung und das Testing des automatisierten Prozesses. Je nach RPA Governance Modell ist es natürlich auch möglich, dass die IT eine RPA Plattform bereit stellt und Organisationseinheiten selbst die Automatisierungen vornehmen. Üblicherweise finden die Automatisierungen jedoch zentralisiert in einer Abteilung (meist IT) statt, um einen Wildwuchs von automatisierten Prozessen in der Organisation zu vermeiden. Zudem muss nach der Automatisierung der Prozess regelmäßig gewartet und angepasst werden, sollten Änderungen im Prozessablauf auftreten. Die Aufsetzung eines geeigneten Kommunikationskanales zwischen Organisationseinheiten und IT ist hier von großer Bedeutung, um die Qualität der automatisierten Prozesse aufrechtzuerhalten und Fehler frühzeitig zu vermeiden.
Einblick in ein RPA Projekt
Ein typisches RPA-Projekt bei einem unserer Kunden im Energie-Bereich setzt auf UiPath als Softwarelösung zur Automatisierung. Bevor es jedoch zur Automatisierung kommt, gilt es als erstes, geeignete (Teil-)Prozesse zu identifizieren. Dabei ist neben der Häufigkeit der Durchführung auch die Dauer des zu automatisierenden Prozesses ein wichtiges Auswahlkriterium. Häufig sind die Prozesse innerhalb einer Organisation wenig oder schlecht dokumentiert. Es ist daher notwendig, die ausgewählten Kandidaten fachlich zu dokumentieren. Dabei werden neben Verzweigungen der Prozesse auch Fehlerfälle betrachtet, sowie Bildschirmfotos der beteiligten Anwendungen angefertigt, so dass am Ende eine sehr genaue, umfassende Dokumentation des Prozesses vorliegt. Diese wird nachfolgend von unseren Automatisierungsexperten in UiPath umgesetzt. Danach wird der Roboter im System des Kunden, beispielsweise ein Citrix System mit virtuellen Arbeitsplätzen, dem Fachbereich bereitgestellt.
Zusammenfassung
Mit dem Einsatz von Robotic Process Automation in Ihrer Organisation treiben Sie nicht nur die Digitalisierung voran, sondern generieren auch erhebliche Vorteile und festigen Ihre Konkurrenzfähigkeit am Markt. Durch die schnellere, wenn gewünscht auch häufigere und fehlerfreie Durchführung der automatisierten Prozesse, gewinnen Sie Zeit für anspruchsvollere Aufgaben und Steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden. Prozessoptimierung ist ein Thema, welches eng mit RPA verknüpft ist. RPA Projekte bieten somit die Chance, eine erhebliche Steigerung der Prozessqualität herbeizuführen.
