Die meisten Unternehmen arbeiten daran Prozessoptimierungen zu identifizieren und eine Effizienzsteigerung zu erreichen. Das resultiert meist in IT-Projekten. Diese Projekte können aber bereits vorab aus Lücken in der digitalen und systembruchfreien Abbildung der Prozesse in den Fachbereichen oder End-Of-Lifecycle eingesetzter Technologien identifiziert werden. Durch strukturiertes Prozessmanagement in den Fachbereichen und zentrales Architektur Management in der IT erhalten Unternehmen Planungssicherheit, bessere Budgetkontrolle und gewinnen an Sicherheit das verfügbare Budget auf die Projekte mit dem höchsten Business Impact zu investieren.
In folgendem Artikel erhalten Sie einen Überblick, was für eine erfolgreiche Enterprise Architecture Struktur benötigt wird. Der Fokus liegt darauf, welche Rollen, Aufgaben und Verantwortungen zu verteilen sind und wie diese aufgebaut werden können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine funktionsfähige Enterprise Architecture einführen können und diese Erfolgsfaktoren erfüllen können
- Klar definierte Rollen und Aufgaben
- Fachbereiche als Treiber der Effizienzsteigerung
- Business Case orientierte Architektur Entscheidungen
Was ist ENTERPRISE ARCHITECTURE?
Eine Enterprise Architecture dient zur Beschreibung der Elemente der IT (Systeme, Infrastruktur, …) und der geschäftlichen Tätigkeit des Unternehmens (Prozesse, Aufgaben, Rollen, …). Eine klar definierte Disziplin und am Markt etablierte Struktur gibt es noch nicht. (Kotusev, 2017)
Die IT Sicht auf die Enterprise Architecture dient dem IT Verantwortlichen dazu, die eingesetzten Systeme und deren Schnittstellen zu überblicken. Diese Sichten sind erfahrungsgemäß bereits stark ausgeprägt und ein etabliertes Werkzeug der IT Verantwortlichen.
Die Sicht der Fachbereiche auf eine effiziente Prozess- und Enterprise Architecture sind häufig aktuell im Entstehen, aber noch nicht ausreichend ausgeprägt.
Die folgenden drei Faktoren sind ausschlaggebend für eine erfolgreiche und effiziente Enterprise Architecture und sollen eine Hilfestellung zur Installation einer Enterprise Architecture geben.
Klar definierte Rollen und Aufgaben
Für eine durchgängige und zuverlässige Enterprise Architecture werden unterschiedliche Rollen benötigt. Die wichtigsten drei sind der Process Owner, der Enterprise Architect und der Product Owner, diese werden folgend definiert.
Process Owner
Der Process Owner hat als Aufgabe die Prozesse in seinem Bereich zu identifizieren, mit den Beteiligten durchzusprechen und zu dokumentieren. Ziel und somit die Verantwortung des Process Owners ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und die Identifizierung von Optimierungspotentialen. In dieser Identifizierung der Optimierungen liegt auch die Schnittstelle zu den Enterprise Architekten. Gemeinsam mit dem Architekten können diese Potentiale durchgesprochen werden und konkrete Anforderungen an bestehende Systeme abgeleitet werden.
Empfohlen wird für jeden Fachbereich jeweils einen Process Owner zu installieren, bei größeren Bereichen kann auch je End-To-End Prozess ein Process Owner eingesetzt werden.
Der Process Owner denkt unternehmerisch und versteht die Geschäftsprozesse, ist effizienzgetrieben, hat ein stark ausgeprägtes Prozessdenken und ein gutes IT-Verständnis. Daher empfiehlt sich ein abgeschlossenes Wirtschaftsinformatik Studium für diese Rolle.
Im Organigramm muss die Rolle der Process Owner im jeweiligen zuständigen Fachbereich angesiedelt sein.
Enterprise Architect
Der Enterprise Architect ist in der Verantwortung eine effiziente, schlanke und sichere Software Architektur sicherzustellen. Diese Rolle ist in intensiver Abstimmung mit den Process Ownern und kann gemeinsam mit den Business Process Ownern Bedarfe besprechen. In diesen Abstimmungen werden die Bedarfe geschärft und mögliche Lösungsszenarien diskutiert.
Der Enterprise Architect ist die zentrale Stelle zwischen Process Owner (Fachbereich) und Product Owner (IT). Alle Anforderungen aus dem Fachbereich sollten vom Enterprise Architect überblickt werden können, sodass eine Steuerung im Software-Bebauungsplan ermöglicht wird.
Product Owner
Der Product Owner ist ein Experte für ein System und verantwortlich für ein stabiles, effizientes und sicheres Softwaresystem. Diese Rolle verantwortet die Weiterentwicklung des jeweiligen Systems basierend auf den Bedarfen aus dem Fachbereich. Das beantworten technischer Fragen zum Lösungskonzept der einzelnen Anforderungen, deren Umsetzung und Überführung in den Betrieb beschreibt das Aufgabengebiet des Product Owners.
Fachbereiche als Treiber der Effizienzsteigerung
Bereits in den letzten Jahren waren die Fachbereiche unter Druck effizienter und mit geringerem Personaleinsatz immer komplexere Prozesse abzuwickeln. Eine ganzheitliche – fachliche und technische – Betrachtung der Prozesse, deren Prozessschnittstellen und vor allem die optimierte Systemunterstützungen ist häufig noch ausständig. Daher ist die Einführung der oben beschriebenen Rolle „Process Owner“ ein Erfolgsfaktor für die Transformation zum selbstfahrenden Unternehmen.
In der aktuellen Situation werden diese Effizienzsteigerungen sehr stark aus der IT getrieben durch neue Technologien, notwendige Systemupgrades oder Einführung eines zentralen ERP-Backbones.
Der Fachbereich muss sich immer stärker auf seinen Prozess fokussieren, jeden Vorgang hinterfragen und beim Auftreten mehrere Wiederholungen von gleichen Vorgängen, die Optimierung und Systemunterstützung vorantreiben. Nur durch solche effizienzgetriebene Denkweise schaffen die Fachbereiche die Ziele zur Automatisierung von 80% der Prozesse.
Business Case orientierte Architektur Entscheidungen
Kommt der Fachbereich durch die Installation einer Enterprise Architecture wieder stärker in die Verantwortung der Effizienzsteigerung ermöglicht dies Business Case orientierte Entscheidungen in der IT-Architektur. Anforderungen werden stark aus der Prozessoptimierung abgeleitet, daher kann auch ein monetär messbarer Nutzen errechnet werden und kann durch den IT-Architekten gemeinsam mit dem Lösungskonzept des Product Owners mit konkreten Kosten zur Umsetzung hinterlegt werden. Daraus ergibt sich ein bewerteter Return on Investment und somit auch eine Priorisierung aus Business Impact Sicht.
Diese drei Erfolgsfaktoren sind die ersten Schritte in Richtung der Vision zukünftig eine „Selbstfahrende Organisation“ zu ermöglichen. Durch die Installation eines Enterprise Architectures haben IT-Verantwortliche die zentrale Stelle um eine effiziente und schlanke IT Landschaft sicherzustellen. Vor allem aber wird das Bewusstsein für effiziente fachliche Prozesse wieder stärker im Fachbereich positioniert.
